Quando un ringraziamento fa perdere la concentrazione

Perdere la concentrazione è il rischio peggiore. Lavorando da remoto riceviamo così tanti messaggi che a volte uno in più dà fastidio, anche se è un “grazie”. Gli scambi tra colleghi possono essere fonte di stress anche quando sembrano essere cortesie.

Bisogna riconoscere che le relazioni remote sono molto diverse da quelle nello spazio fisico: da remoto, non puoi sapere se stai interrompendo qualcuno. Quindi ogni messaggio inviato deve essere preceduto dalla domanda: sto comunicando qualcosa che giustifica l’attenzione e il tempo di chi legge?

Il galateo del lavoro remoto è invertito: spesso è meglio il silenzio di un “grazie”.

Vediamo un paio di esempi per capirci. Un dialogo online tra due persone, sulla chat di gruppo:

1. Ugo: “@canale Non trovo la circolare! Aiuto!”
2. Rino: “Quale circolare stai cercando?”
3. Ugo: “La 2221xy”
4. Rino: “Dove la stai cercando?”
5. Franca: “Dovrebbe essere nel Drive online.”
6. Ugo: “Sto cercando sul portale ma non la trovo”
7. Rino: “Non ho mai usato il portale”
8. Franca: “Cercala nel Drive con la parola chiave superbombola”

… passano 5 minuti

1. Ugo: “L’ho trovata, grazie”

Chissà quante volte ci è capitato uno scenario del genere. Il buon remotato riconoscerà almeno tre problemi:

1. Ugo invia una notifica a tutti i presenti sulla chat di gruppo, rompendo la concentrazione al gruppo intero e reclamando attenzione immediata
2. Tre attori coinvolti in uno scambio che dura più di cinque minuti
3. Ugo non da informazioni rilevanti nel suo primo messaggio, costringe Rino e Franca a fare uno sforzo

Una delle metriche più importanti per valutare la qualità di un gruppo di lavoro remoto e il rapporto segnale/rumore delle comunicazioni: più il rapporto è alto, meglio lavora il gruppo.

Mantieni la concentrazione bilanciando segnale e rumore

In breve, se un messaggio contiene informazioni utili e in tema lo consideriamo “segnale” altrimenti è una distruzione, o rumore.

Se guardiamo lo scambio, vediamo che la prima e seconda riga sono rumore: bisogna arrivare al terzo messaggio per capire cosa sta cercando Ugo. Poi passano altri tre messaggi di Rino e Franca per capire che Ugo sta cercando nel posto sbagliato, ancora rumore. Franca nel messaggio 7 dà il messaggio risolutivo (segnale). E poi dopo cinque minuti, Ugo distrae di nuovo tutti con un grazie (rumore).

Visto con il filtro segnale/rumore, lo scambio appare così:

1. Ugo: “@canale Non trovo la circolare! Aiuto!”
2. Rino: “Quale circolare stai cercando?”
3. Ugo: “La 2221xy”
4. Rino: “Dove la stai cercando?”
5. Franca: “Dovrebbe essere nel Drive online.”
6. Ugo: “Sto cercando sul portale ma non la trovo”
7. Rino: “Non ho mai usato il portale”
8. Franca: “Cercala nel Drive con la parola chiave superbombola”

… passano 5 minuti

1. Ugo: “L’ho trovata, grazie”

Se diamo 1 punto a ogni riga, il rapporto Segnale/Rumore è 2/7.

Come alzare il rapporto segnale/rumore

I remotati scaltri invece sanno che la moneta di scambio più preziosa è la concentrazione. Ognuno di noi ha pochissima attenzione disponibile e sprecare quella degli altri è inaccettabile. Uno scambio conciso ed efficace è sempre da preferire.

Rifacendoci all’esempio di sopra, ecco come potrebbe funzionare meglio:

1. Ugo: “Qualcuno libero può aiutarmi a trovare la circolare 2221xy? Sto cercando nel portale ma non la trovo.”

Passano 5 minuti

1. Franca: “Credo sia nel Drive online, va cercata con la parola chiave superbombola altrimenti non si trova (chissà perché). Hai già visto?”
2. Ugo: “Eccola, l’ho trovata, grazie. Apro una richiesta all’IT per segnalare che non si trova nel portale”.

Vediamo i dettagli:

1. Ugo non manda una notifica a tutto il gruppo richiamandone l’attenzione per un problema suo. Lasciando la richiesta sulla chat fa in modo che i colleghi lo aiutino nei loro tempi morti.
2. Ugo mette tutte le informazioni necessarie per risolvere il problema: dice cosa cerca, che passi infruttuosi ha fatto. Questo consente a Rino di non intervenire: sa di non sapere quanto altri colleghi.
3. Franca risolve il problema immediatamente, appena letto il messaggio di Ugo.

A questo punto la transazione potrebbe anche finire, senza un grazie. Un remotato esperto fa interazioni senza stato: Franca sa di che parla e non ha alcun interesse a restare in attesa della conferma di esito positivo da parte di Ugo. Il silenzio-assenso è sufficiente.

In questo caso però, Ugo non dice solo grazie ma annuncia di voler risolvere il problema alla radice con i tecnici.

Questo esempio ha un rapporto segnale/rumore 3/0, infinito! Ottimo così.

Ricapitolando, anche i remotati hanno una normale tendenza ad aiutare i colleghi ma:

• Danno importanza al segnale e odiano il rumore
• Non si aspettano un semplice grazie via chat o email ma apprezzano gesti di apprezzamento concreti
• Hanno poca attenzione disponibile ogni giorno, ogni distrazione riduce la produttività

Che ne pensi? Raccontaci le tue esperienze nei commenti.